Künstliche Intelligenz schreibt Texte, analysiert Dokumente, erkennt Muster in großen Datenmengen und kann zunehmend auch Aufgaben automatisiert ausführen. Damit stellt sich für Unternehmen eine grundlegende Frage: Wenn KI immer leistungsfähiger wird – wozu brauchen Unternehmen künftig überhaupt noch ein ERP-System? Bezogen auf Haufe X360 darf die Antwort lauten: Gerade wegen KI.
Denn künstliche Intelligenz benötigt Kontext und eine verlässliche Datengrundlage. Ein KI-Modell kennt nicht automatisch den aktuellen Lagerbestand eines Unternehmens, offene Verkaufschancen, Projektstände oder individuelle Zugriffsrechte. Diese Informationen befinden sich in den Unternehmenssystemen und den dort abgebildeten Geschäftsprozessen.
KI und ERP sind deshalb keine Gegensätze. Ein modernes ERP stellt Daten, Prozesse und Berechtigungsstrukturen bereit, während KI dabei helfen kann, diese Daten leichter nutzbar zu machen und Abläufe zu automatisieren.
Wie diese Verbindung praktisch aussehen kann, zeigt ein Blick auf die in den Startlöchern stehenden AI Assistant und AI Automation von Haufe X360.
Was ist der AI Assistant in Haufe X360?
Der Haufe X360 AI Assistant ist eine natürliche Sprachschnittstelle für den Zugriff auf ERP-Daten. Anwender können Fragen in Alltagssprache stellen und Antworten auf Basis der in Haufe X360 verfügbaren Daten erhalten. Die Ergebnisse können als Text, Tabelle, Diagramm oder Pivot-Auswertung ausgegeben werden. Damit soll der Zugriff auf Unternehmensinformationen weniger davon abhängen, ob ein Anwender technische Abfragen beherrscht oder weiß, in welchem Report sich eine bestimmte Information befindet.
Statt sich beispielsweise durch verschiedene Auswertungen zu bewegen, können Anwender Datenfragen direkt im Arbeitskontext stellen. Das kann in ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen relevant sein:
- Finance & Controlling: Kostenstellen, Salden und Ausnahmen analysieren
- Einkauf & Lager: Lagerbestände und Bestellbedarfe auswerten
- Vertrieb & CRM: Kundendaten, Verkaufschancen und Pipeline-Status abfragen
- Projekte & Service: Projektstände, offene Aufgaben oder Servicefälle analysieren
- Produktion & Operations: Produktionsdaten, Kapazitäten und Abweichungen sichtbar machen
Damit wird natürliche Sprache zu einer zusätzlichen Schnittstelle zwischen Anwender und ERP.
Wie funktioniert der AI Assistant?
Der AI Assistant arbeitet auf Basis der in Haufe X360 konfigurierten Allgemeinen Abfragen. Jede entsprechend konfigurierte Allgemeine Abfrage kann dem Assistant zugänglich gemacht werden. Wichtig für die Datensicherheit: Bestehende Zugriffsrechte werden übernommen. Nutzer sehen also ausschließlich diejenigen Informationen, für die sie autorisiert sind.
Natürlich endet ein Dialog auch nicht zwingend mit einer einzelnen Frage. Der AI Assistant kann den Kontext über Folgefragen hinweg beibehalten. Mehrere Gesprächs-Threads bleiben sitzungsübergreifend erhalten und interessante Zwischen- und Endergebnisse lassen sich als Dashboard-Widgets speichern und in vorhandene Haufe-X360-Dashboards integrieren.
Der AI-Assistant steht voraussichtlich ab Version 26R1 in allen Bereichen von Haufe X360 zur Verfügung und ist für alle Module und Rollen zugänglich.
Was ist AI Automation in Haufe X360?
Während der AI Assistant in erster Linie dabei hilft, mit Unternehmensdaten zu interagieren, setzt Haufe X360 AI Automation an anderen Stelle an: bei der Automatisierung konkreter Arbeitsschritte. AI Automation integriert KI-gesteuerte Aktionen direkt in ERP-Prozesse. Die KI kann Informationen eines Datensatzes verarbeiten und Ergebnisse unmittelbar in Felder des Datensatzes zurückschreiben.
Der Unterschied ist wesentlich: KI beantwortet damit nicht nur Fragen, sondern kann innerhalb eines definierten Workflows aktiv werden. Das reduziert beispielsweise den Bedarf, Daten zunächst aus dem ERP zu kopieren, in einem separaten KI-Tool zu bearbeiten und das Ergebnis anschließend wieder manuell in Haufe X360 einzutragen.
Welche Prozesse lassen sich mit AI Automation unterstützen?
Haufe X360 stellt perspektivisch eine wachsende Zahl vorgefertigter Prompts für typische Anwendungsszenarien bereit. Dazu gehören:
Case Summary: Supportfälle werden automatisch zusammengefasst und die Stimmung kann klassifiziert werden.
Closure Notes: Abschlussnotizen von Supportfällen lassen sich standardisiert und konsistent erstellen.
Opportunity Summary: Verkaufschancen können für Vertriebsmitarbeiter strukturiert zusammengefasst werden.
Customer Reply Refinement: Kundenantworten lassen sich sprachlich überarbeiten und an definierte Tonalitätsstandards anpassen.
Stock Item Description: Artikelbeschreibungen können automatisiert standardisiert und angereichert werden.
Unternehmen sind dabei nicht auf diese Beispiele beschränkt. Für unterstützte Screens können eigene Automatisierungen konfiguriert werden. Auch mehrere AI-Automatisierungen innerhalb eines Datensatzes sind möglich.
Wie schützt Haufe X360 sensible Daten bei der KI-Nutzung?
Je stärker künstliche Intelligenz in ERP-Prozesse eingebunden wird, desto wichtiger werden Datenschutz, Governance und Nachvollziehbarkeit. Haufe X360 setzt dafür bei AI Automation unter anderem auf feldbasiertes Daten-Masking. Sensible Feldwerte werden vor der Übertragung an das Sprachmodell durch Platzhalter ersetzt und nach der Verarbeitung automatisch wiederhergestellt. Hinzu kommen weitere Kontrollmechanismen.
Wiederverwendbare Systemanweisungen ermöglichen es beispielsweise, Governance-Regeln, Ausgabeformate oder Tonstandards einmal zu definieren und anschließend auf verschiedene Automatisierungsszenarien anzuwenden. LLM-Operationen werden außerdem auf Transaktionsebene protokolliert. Erfasst werden dabei Input-, Output- und Gesamttoken. Bevor eine Automatisierung aktiviert wird, kann sie zudem anhand eines Beispieldatensatzes getestet werden – einschließlich einer Vorschau von Prompt und Antwort.
Welches KI-Modell verwendet Haufe X360?
Bei AI Automation setzt Haufe X360 auf das Prinzip Bring Your Own LLM.
Unternehmen sind damit nicht auf einen einzigen KI-Anbieter festgelegt. Laut Produktinformation unterstützt AI Automation Verbindungen zu Anthropic, AWS, Azure und OpenAI.
Haufe X360 übernimmt dabei den Automatisierungsworkflow – von der Datenerfassung und dem Feld-Masking über die Prompt-Orchestrierung bis zur Verarbeitung der Antwort. Die Daten werden an den vom Kunden ausgewählten Anbieter übertragen.
Damit können Unternehmen die KI-Technologie passend zu den eigenen Anforderungen und Rahmenbedingungen auswählen.
AI Assistant und AI Automation: Was ist der Unterschied?
Die beiden KI-Funktionen ergänzen sich, haben aber unterschiedliche Aufgaben.
Der AI Assistant macht ERP-Daten über natürliche Sprache zugänglich. AI Automation nutzt KI dagegen, um definierte Arbeitsschritte innerhalb von ERP-Prozessen auszuführen.
Vereinfacht gesagt:
AI Assistant = fragen, analysieren und verstehen.
AI Automation = verarbeiten, standardisieren und automatisieren.
Zusammen zeigen beide Funktionen, wie KI nicht als separates Werkzeug neben dem ERP stehen muss, sondern direkt in die tägliche Arbeit mit Unternehmensdaten integriert werden kann.
Die Zukunft heißt nicht ERP oder KI, sondern ERP mit KI
AI Assistant und AI Automation zeigen, wie sich die Rolle moderner ERP-Systeme verändert.
Mit dem AI Assistant können Anwender über natürliche Sprache auf Unternehmensdaten zugreifen, Analysen durchführen und Ergebnisse weiterverwenden. AI Automation setzt dagegen unmittelbar an Prozessen an und ermöglicht KI-gestützte Aktionen innerhalb definierter ERP-Workflows.
Damit wird künstliche Intelligenz nicht vom ERP entkoppelt, sondern mit Daten, Prozessen, Berechtigungen und Governance verbunden.
Für Unternehmen verschiebt sich dadurch auch die entscheidende Fragestellung. Es geht nicht mehr ausschließlich darum, welche KI-Lösung sie einsetzen möchten. Sie müssen sich ebenso fragen, ob ihre Daten- und Prozesslandschaft bereit ist, KI sinnvoll zu integrieren.
Da folgende Whitepaper von Haufe X360 bringt es auf Seite 12 auf eine passende Formel:
„Die Frage ist nicht: ERP oder KI? Die Frage ist: Ist Ihr ERP bereit für KI?“
Wie sieht also die Zukunft von KI und ERP aus?
Wie sich diese Verbindung bis 2035 entwickeln könnte, warum Datenqualität für KI so entscheidend ist und welche Bedeutung Governance und Compliance dabei haben, beleuchtet das Haufe-X360-Whitepaper ausführlicher.
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Hier ein kurzer Auszug aus dem Dokument. Wenn Sie das ganze KI Potenzial kennenlernen möchten, sichern sie sich das vollständige Whitepaper – exklusiv per E-Mail.
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FAQ: Häufige Fragen zu KI in Haufe X360
Haufe X360 verbindet künstliche Intelligenz direkt mit ERP-Daten und Geschäftsprozessen. Mit dem AI Assistant können Anwender Unternehmensdaten in natürlicher Sprache abfragen, während AI Automation KI für definierte Aktionen innerhalb von ERP-Prozessen nutzt. Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick.
Ja. Haufe X360 integriert KI unter anderem über den AI Assistant und AI Automation. Der AI Assistant ermöglicht den Zugriff auf ERP-Daten über natürliche Sprache, während AI Automation KI-gesteuerte Aktionen direkt in definierte ERP-Prozesse integriert.
Der Haufe X360 AI Assistant ermöglicht es Anwendern, Fragen zu ERP-Daten in natürlicher Sprache zu stellen. Ergebnisse können als Text, Tabellen, Diagramme oder Pivot-Auswertungen ausgegeben und beispielsweise als Dashboard-Widget weiterverwendet werden.
AI Automation integriert KI-gesteuerte Aktionen direkt in Haufe-X360-Prozesse. Die KI kann Informationen eines Datensatzes verarbeiten und Ergebnisse direkt in entsprechende Felder zurückschreiben – beispielsweise für Zusammenfassungen von Supportfällen, Opportunity Summaries oder die Optimierung von Kundenantworten.
Der AI Assistant unterstützt Anwender dabei, ERP-Daten abzufragen und zu analysieren. AI Automation geht einen Schritt weiter und nutzt KI für definierte Aktionen innerhalb von ERP-Prozessen. Vereinfacht gesagt: Der AI Assistant hilft beim Fragen und Verstehen, AI Automation beim Verarbeiten und Automatisieren.
Haufe X360 verfolgt einen Bring-Your-Own-LLM-Ansatz. Laut Produktinformation können Anthropic, AWS, Azure und OpenAI angebunden werden. Unternehmen können dadurch den für ihre Anforderungen geeigneten Anbieter auswählen.
KI benötigt verlässliche Unternehmensdaten und einen kontrollierten Prozessrahmen. Das Haufe-X360-Whitepaper nennt Vollständigkeit, Konsistenz und Aktualität als drei zentrale Datenprinzipien für einen erfolgreichen KI-Einsatz und beschreibt das ERP als Grundlage für das Zusammenspiel von Daten, Prozessen und Governance.
